Преимущества электронного документооборота (ЭДО) очевидны, но есть у него и недостатки: исправить ошибку в подписанном электронно документе нельзя, можно только выставить новый документ.
И пока не все контрагенты готовы обмениваться электронными документами, такой переход неэффективен. Государство стимулирует внедрение ЭДО в фискальной сфере, устанавливая обязанности налогоплательщиков и плательщиков страховых взносов.
Утверждена Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности, согласно которой в 2024 году 95% счетов-фактур и 70% накладных в России будут передаваться в электронном виде.
Кому обязательно нужно перейти на ЭДО
ЭДО обязателен организациям и некоторым ИП, если они имеют хотя бы один из следующих признаков:
- проводят налоговый мониторинг;
- производят или реализуют товары, подлежащие обязательной маркировке;
- используют в работе прослеживаемые товары и т.д.
В последнем случае требуется не только представлять данные в ФНС, но и выставлять счета-фактуры покупателям исключительно в электронном виде (п. 1.1 ст. 169 НК РФ).
Какими документами внедрить ЭДО
Проведению организационных мероприятий (приобретению необходимого оборудования и ПО, обучению персонала и т.д.) обычно предшествуют организационно-распорядительные документы, на основании которых и проводятся все последующие работы.
Основные документы для начала работы в системе ЭДО:
1. Приказы о внедрении. Необходимо разработать и закрепить порядок электронного документооборота в организации, а также порядок создания, передачи и хранения электронных документов.
Вам потребуется:
- издать приказ о внедрении ЭДО в организации;
- утвердить Положение о работе в системе ЭДО и/или инструкции для пользователей;
- назначить ответственных по техническому обеспечению ЭДО и по работе с электронными документами.
2. Учетная политика. Требуется утвердить применение ЭДО в учете организации, в том числе:
- возможность составления первичных учетных документов в электронном виде;
- обмен юридически значимыми документами с контрагентами при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством случаях;
- признание организацией применяемых ею средств криптозащиты информации достаточными для обеспечения конфиденциальности и целостности информации и невозможности ее фальсификации;
- подписание электронных документов, пересылаемых по системам ЭДО, электронной цифровой подписью конкретного вида (простой, квалифицированной или усиленной квалифицированной), которая гарантирует целостность и авторство документов.
3. Соглашения с контрагентами. Для обмена электронными первичными и иными документами подойдет даже простая электронная подпись (Письмо Минфина России № 03-03-06/1/40695 от 14.06.2018). Но для того, чтобы такие документы были равнозначны подписаны сторонами собственноручно, бумажным аналогам надо подписать соглашение.
В этом документе стороны обязуются:
- передавать и принимать электронные документы;
- соблюдать принятые сторонами правила подписания и признания электронной подписи;
- выполнять требования конфиденциальности лицами, создающими и/или использующими ключ простой электронной подписи.
Изменения с 2022 года
С 2022 года выдавать электронные подписи будут только ФНС и аккредитованные ею удостоверяющие центры (УЦ). Причем аккредитовать УЦ желательно было в срок до 01.07.2020 г. Актуальный список таких УЦ можно увидеть на официальном сайте Минцифры РФ.
Для не успевших пройти аккредитацию в периоде с 01.07.2020 до 01.07.2021 УЦ действие выданных ими УКЭП приостановлено, подписи признаются недействительными. Если до наступления 2022 года такой УЦ получит аккредитацию, то все выданные им ключи продолжат действовать на весь срок их выдачи, даже если он истекает после 31.12.2021 г.
С 01.07.2021 ФНС бесплатно выпускает КЭП для организаций и ИП, срок их действия составляет 15 месяцев.
Вводятся «обезличенные» УКЭП для юридических лиц, не имеющие в сертификатах указания на физическое лицо – владельца такой подписи. По умолчанию владельцем такой подписи признается руководитель организации, но приказом организации можно установить и другое должностное лицо.
Применяться такие УКЭП будут преимущественно для работы в государственных информационных системах, однако могут использоваться и на коммерческих площадках.
Эти слайды взяты из нашего семинара Отчетность за 9 месяцев 2021 г.: налог на прибыль, НДС, зарплата, НДФЛ и страховые взносы. Новые ФСБУ. Хотите узнать подробнее о электронном документообороте - записывайтесь прямо сейчас!
